Artikelen

Werkstijl en productiviteit

werkstijl en productiviteit

Om goed samen te werken is het noodzakelijk om zelf effectief en productief te werken. In dit artikel beschrijf ik mijn werkstijl.

Wees de baas over je eigen agenda. Ik zorg ervoor dat ik het heft in eigen handen heb. Ik wil de baas zijn over mijn eigen agenda waardoor ik een effectieve dagindeling kan hebben. Ik blokkeer uren of dagdelen in mijn agenda voor taken die ik wil uitvoeren. Op die manier ben ik minder beschikbaar voor anderen, kan ik mij focussen op mijn belangrijkste taken en ben ik bovendien de baas over mijn eigen tijd.

Plan maximaal 60 procent van de werkdag in. De rest van de dag wordt vaak ingevuld door onvoorziene gebeurtenissen. Deze onverwachte zaken zijn activiteiten die ik ad hoc moet oplossen. Er zijn natuurlijk ook taken die door collega’s worden bepaald. Dit kunnen collega’s zijn die advies van nodig hebben of dat er op één of andere manier mijn expertise gewenst is.

Gevraagd worden voor iets kan vleiend zijn. Toch is het is van belang om ‘nee’ te zeggen. Niets is zo vervelend om steeds maar ‘ja’ te zeggen en ontdekken dat je eigen activiteiten daardoor in de verdrukking komen. Ik heb geleerd nee te zeggen door assertiever op te treden. Ik zeg niet op alles nee, maar beperk mijn werk tot mijn expertise. Om mijn werk uitdagend te houden, doe ik soms echt wel wat extra’s, maar stel wel mijn grenzen.

Uitnodigingen van vergaderingen afwijzen is in sommige bedrijven nog onwenselijk. Managers verzamelen graag mensen om zich heen om hun wijsheid met je te delen. Er worden ook overleggen georganiseerd waar iemand heeft bedacht dat je aanwezigheid ‘als handig’ wordt ervaren. Ik vraag mijzelf altijd of mijn aanwezigheid echt nodig is. ‘Nee’ zeggen is misschien nog ‘not done’ in jouw organisatie, maar essentieel voor slimmer en beter samenwerken. Een organisatie is er niet bij gebaat dat een medewerker aanwezig is bij een meeting waar hij uiteindelijk geen bijdrage aan kan leveren. Wees open en eerlijk en overtuig de collega’s en manager dat je aanwezigheid bij de vergadering geen belang dient.

Ik ga bij vergaderingen, presentaties en colleges altijd opzoek naar ‘de gouden bal’. Hiermee bedoel ik dat ik altijd iets moet overhouden aan een vergadering op presentatie. Het gaat dan om een idee of inspiratie. Ik las eens een blogpost over groene en rode ballen die in vergaderingen op je af komen. Het zijn de do’s en don’ts. De rode ballen moet je zien te ontwijken en de groene zijn de taken die je moet verrichten. Ik hoop altijd dat er een gouden bal tussen zit. Het kan de oplossing zijn voor een ongerelateerd probleem.

Begin de dag met de lastigste taak en niet met de leukste. Voor zover het een taak is, beginnen veel mensen met het checken van de e-mail en doornemen van de sociale media. Dit is niet verstandig. Ik start de dag met een taak waar ik tegenop zie of lastig vind. Vooral als ik thuiswerk gebruik ik de strategie om met de ‘most important task’ (MIT) de dag te starten. Door met een belangrijke taak te beginnen, kom je als zwerfwerker sneller in de werkmodus. Als je deze taak hebt verricht, komt het gevoel dat je dag al deels geslaagd is, waardoor je een ‘energie-boost’ krijgt.

Zet in je agenda wanneer je ‘de strijd’ aangaat met je inbox. Voor veel mensen is e-mailbeheer een dagelijkse strijd tegen de elementen. Ik heb leren omgaan met de stroom van e-mails. Ik open mijn inbox nooit uit nieuwsgierigheid, maar alleen om iets te doen. Daar ligt al de sleutel. Ik bepaal wat er gaat gebeuren, ongeacht de stroom aan verzoeken en taken. Mensen die de inbox openen ‘om te kijken of er nog iets is’ geven met die gedachte al aan, dat ze wachten op een instructie of een opdracht.

Niemand kan drie uur aaneengesloten geconcentreerd werken. Ik doe aan ‘time-boxing’, die is werken in blokken van 25 of 50 minuten. Deze methode heet ‘pomodoro’. De Pomodorotechniek is een methode voor tijdmanagement, ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig door Francesco Cirillo. Deze Italiaan gebruikte zijn kookwekker (in de vorm een tomaat, vandaar de naam) om steeds periodes van 25 minuten geconcentreerd te werken. Iedere periode onderbrak hij met een korte pauze. Na vier periodes van 25 minuten werden de onderbrekingen langer. Je eigen concentratieboog bepaalt hoelang je werkperiodes moeten zijn. De Amerikaanse productiviteitsgoeroe Kevin Kruse werkt bijvoorbeeld 50 minuten aaneengesloten om vervolgens tien minuten pauze te houden. Ik koppel tijd en taak vaak aan elkaar, maar gemiddeld werk ik in blokken van 25 minuten.

Om mijn werktaken beter te plannen het ik een eigen ‘einde-werkdag-routine’ ontwikkeld. Ik plan aan het einde van de dag 20 minuten in om de laatste e-mails van de dag te beantwoorden of door te zetten naar anderen. Om overzicht te houden, vind ik het verstandig om regelmatig tijd te reserveren om te reflecteren.  Dit doe ik aan het einde van de werkdag. Ik klap de laptop dicht en neem de dag door. Ik vraag mezelf af wat goed ging of wat beter kan. Heb ik alles af? In mijn notitieboekje maak ik aantekeningen en schrijf de taken en activiteiten op voor de volgende dag op. De laptop activeer ik weer en ga mijn taken in de agenda zetten. Als ik op kantoor ben, groet ik mijn collega’s en ga ik naar huis.

Voor veel mensen is er geen scheiding meer tussen privé en werk. Andere vinden dat deze twee zaken strikt gescheiden moeten blijven. Maar hoe je ook in elkaar zit, iedereen betrapt zichzelf er wel eens op dat hij aan zijn werk denkt als hij daar niet actief mee bezig is. Op dat soort momenten is het handig om je ingevingen te noteren in een notitieboekje. Als je iets vergeet, kun je dit ook direct in je agenda zetten. De meeste mensen beschikken immers over een smartphone die ze instaat stellen om de werkagenda ‘op afstand’ te beheren. 

Vaak mailen mensen aan zichzelf om een geheugensteuntje te hebben. Ik maak me daar zo nu en dan ook schuldig aan, toch is het is beter om de taak of activiteit gelijk in de agenda te zetten. Een vrouwelijke collega vertelde me eens dat ze in bed lag en aan mij moest denken. Geen romantische gedachte, maar ze vroeg zich af of ik een bepaalde taak al had uitgevoerd. Ze handelde zoals het moet: ze maakte een notitie en had daarmee de gedachte van haar af geschreven. Zij kon gaan slapen zonder aan mij te denken. Niet peinzen over mij, is de beste slaaptip die ik iemand kan geven, maar dit geheel terzijde.

Foto: Freddie Marriage/Unsplash

Reageren is niet mogelijk

Thema door Anders Norén