Plan jij je werkdag of laat je anderen de agenda bepalen? Zorg ervoor dat jij het heft in eigen handen hebt. Wees de baas over je eigen agenda om een effectieve dagindeling te hebben. Besluit de werkdag met de ‘einde-werkdag-routine’, een dergelijke dagafsluiting is van belang.

Planning van activiteiten
Plan maximaal 60 procent van de dag. De rest wordt toch ingevuld door onvoorziene gebeurtenissen. Onverwachte zaken kunnen 40 procent van de activiteiten die je ad hoc moet oplossen of door je collega’s worden bepaald. Dit kunnen collega’s zijn die advies van je nodig hebben of dat er op een andere manier je expertise gewenst is.

Gevraagd worden voor iets kan vleiend zijn. Toch is het is van belang om ‘nee’ te zeggen. Niets is zo vervelend om steeds maar ‘ja’ te zeggen en ontdekken dat je eigen activiteiten daardoor in de verdrukking komen.

Is je aanwezigheid bij meetings essentieel?
Uitnodigingen van vergaderingen afwijzen is in sommige bedrijven nog onwenselijk. Managers verzamelen graag mensen om zich heen om hun wijsheid met je te delen. Er worden ook overleggen georganiseerd waar iemand heeft bedacht dat je aanwezigheid ‘als handig’ wordt ervaren. Vraag jezelf af of je aanwezigheid echt nodig is bij een meeting. ‘Nee’ zeggen is misschien nog ‘not done’ in jouw organisatie, maar essentieel voor slimmer en beter samenwerken. De organisatie is er niet bij gebaat dat een medewerker aanwezig is bij een meeting waar hij uiteindelijk geen bijdrage aan kan leveren. Wees open en eerlijk en overtuig de collega’s en manager dat je aanwezigheid bij de vergadering geen belang dient.

Plannen van taken
In mijn artikel Succesvolle mensen gebruiken geen to-do-lijsten leg ik uit dat het beter is om je activiteiten te plannen in een agenda dan het maken van to-do-lijsten. Een taak in je agenda is een afspraak met jezelf, waardoor een drang ontstaat om de actie daadwerkelijk uit te voeren.

Om effectief je dag in te delen, kun je het volgende doen.

Begin de dag met de lastigste taak en niet met de leukste. Voor zover het een taak is, beginnen veel mensen met het checken van de e-mail en doornemen van de sociale media. Dit is niet verstandig. Start de dag met een taak waar je tegenop ziet of lastig vindt. Vooral thuiswerkers raad ik aan om met de MIT (‘most important task’) te beginnen. Door met een belangrijke taak te beginnen komt de zwerfwerker al snel in de werkmodus.

Als je deze taak hebt verricht, komt het gevoel dat je dag al deels geslaagd is, waardoor je een ‘energie-boost’ krijgt.

Zet in je agenda wanneer je ‘de strijd’ aangaat met je inbox. Voor veel mensen is e-mailbeheer een dagelijkse strijd tegen de elementen. Leer omgaan met de stroom van e-mails. Als je de inbox in de hand hebt, kun je overgaan tot tweemaal per dag checken van je mail. Dit geeft je rust.

Plan minimaal drie uur achter elkaar om geconcentreerd te werken. Blok hiervoor je agenda in het dagdeel waar jij het meest productief bent. Zet in je agenda wat je gaat doen. Werk taakgericht.

Pomodorotechniek
Niemand kan drie uur aaneengesloten geconcentreerd werken. Doe aan ‘time-boxing’: werk in blokken van 25 of 50 minuten. Een bekende methode heet ‘pomodoro’. De Pomodorotechniek is een methode voor tijdmanagement, ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig door Francesco Cirillo. Deze Italiaan gebruikte zijn kookwekker (in de vorm een tomaat, vandaar de naam) om steeds periodes van 25 minuten geconcentreerd te werken. Iedere periode onderbrak hij met een korte pauze. Na vier periodes van 25 minuten werden de onderbrekingen langer. Je eigen concentratieboog bepaalt hoelang je werkperiodes moeten zijn. De Amerikaanse productiviteitsgoeroe Kevin Kruse werkt bijvoorbeeld 50 minuten aaneengesloten om vervolgens tien minuten pauze te houden.

Dagafsluiting: einde-werkdag-routine
Plan aan het einde van de dag 20 minuten in om de laatste e-mails van de dag te beantwoorden of door te zetten naar anderen. Ga daarna over op de dagafsluiting, je ‘einde-werkdag-routine’.

Om overzicht te houden, is het verstandig regelmatig tijd te reserveren om te reflecteren. Zo kun je aan het einde van je werkdag een ‘einde-werkdag-routine’ ontwikkelen.

Tijd voor reflectie

  • Zet je beeldscherm uit of klap laptop dicht.
  • Neem de dag door: wat ging goed, wat kan beter?
  • Maak notities in je aantekeningenboekje.
  • Schrijf de taken en activiteiten voor de volgende dag op.
  • Activeer je computer.
  • Zet de activiteiten in je agenda. Taak per taak.
  • Sluit af en ga naar huis (vergeet niet om je collega’s te groeten). Of als je al thuis bent, doe iets anders nuttigs.

Notities maken buiten werktijd
Voor veel mensen is er geen scheiding meer tussen privé en werk. Andere vinden dat deze twee zaken strikt gescheiden moeten blijven. Maar hoe je ook in elkaar zit, iedereen betrapt zichzelf er wel eens op dat hij aan zijn werk denkt als hij daar niet actief mee bezig is. Op dat soort momenten is het handig om je ingevingen te noteren in een notitieboekje.

Als je iets vergeet, kun je dit ook direct in je agenda zetten. De meeste mensen beschikken immers over een smartphone die ze instaat stellen om de werkagenda ‘op afstand’ te beheren. Vaak mailen mensen aan zichzelf om een geheugensteuntje te hebben. Het is beter om de taak of activiteit gelijk in de agenda te zetten.

Een vrouwelijke collega vertelde me laatst dat ze in bed lag en aan mij moest denken. Geen romantische gedachte, maar ze vroeg zich af of ik een bepaalde taak al had uitgevoerd. Ze handelde zoals het moet: ze maakte een notitie en had daarmee de gedachte van haar af geschreven. Zij kon gaan slapen zonder aan mij te denken. Niet peinzen en zeker niet over mij, is de beste slaaptip die ik iemand kan geven, maar dit geheel terzijde.

Conclusie
Laat je agenda niet door anderen bepalen. Doe wat je moet doen en gebruik de ‘einde-werkdag-routine’ om de volgende dag te plannen.

Foto: Rawpixel/Unsplash