Wat is handiger: een to-do-lijst hanteren of alle taken in je agenda opnemen? Succesvolle mensen weten het antwoord op deze vraag.

Het antwoord op de vraag of to-do-lijsten effectiever zijn dan taken opnemen in een agenda heb ik niet zelf verzonnen. Deze wijsheid komt van de Amerikaan Kevin Kruse.

In de podcast ‘Millionaires Don’t Use To-Do Lists’ zegt Kevin Kruse:

In my research into time management and productivity, I’ve interviewed over 200 billionaires, Olympians, straight-A students and entrepreneurs. I always ask them to give me their best time management and productivity advice. And none of them have ever mentioned a to-do list.

To-do-lijsten werken voor mensen die relatief weinig moeten doen.

Waarom werken to-do-lijsten niet?
Er zijn 3 redenen waarom je geen to-do-lijsten moet gebruiken:

  1. Belangrijke zaken worden uitgevoerd, de niet-urgente zaken blijven tot in de eeuwigheid op de lijst staan.
  2. Sommige taken worden niet goed of volledig uitgevoerd, omdat qua tijd niet goed waren gepland. Volgens de bron van dit artikel heeft het bedrijf iDoneThis onderzocht dat 41% van alle to-do-itmes nooit worden afgerond.
  3. Een lijst met vooral niet afgeronde taken leidt tot stress.

Wat moet je doen om de taken wel uit te voeren?
Kevin Kruse zegt

Ultra-productive people don’t work from a to-do list, but they do live and work from their calendar.

Succesvolle mensen gebruiken dus een agenda om al hun taken uit te voeren.

Zet alles in de agenda
Een to-do-list kan natuurlijk wel als ondersteuning worden gebruikt om een overzicht te maken van alle openstaande taken. Het is belangrijk om alle taken op te nemen in je agenda. Plan bijvoorbeeld tijd in voor het e-mailen, het gebruik van sociale media, het bellen van de bank, het bestellen van een boek, het schrijven van een e-mail naar de school van je kinderen, het ‘appen’ met de oppas.

Zet alles, maar dan ook alles in je agenda.

Blokkeer de tijd die je nodig hebt of wilt besteden. Je zult dus relatief veel blokken van 10 of 15 minuten krijgen. Dit is het verschil met je huidige agenda. De meeste mensen zetten alleen afspraken in de kalender. Vaak niet eens met een tijdslimiet. Fout. Zet alles in de agenda en plan tijd in voor iedere afspraak, taak of handeling.

Stel niet uit wat je vandaag kunt doen
De kalendermethode zorgt ervoor dat de minder belangrijke taken niet ondergesneeuwd worden door de toptaken. Voer de taken uit. Doe alles wat je binnen 10 of 15 minuten kunt doen. Ook al is het een klusje waar je tegenop ziet. Ik heb al eerder geschreven over uitstelgedrag. Lees het nog maar eens.

Ongewenst gedrag
Als er dan iets belangrijks tussenkomt dan kun je een taak opnieuw plannen. Maar pas op: hier schuilt het gevaar dat je minder belangrijke taken voor je uit blijft schuiven. Onafhankelijk van welke methode je ook hanteert: uitstelgedrag is iets waar je zelf aan moet werken. Dat zit in jezelf. Geen enkele methode kan dit ongewenste gedrag beïnvloeden.

Digitaal of analoog?
Gebruik een digitale kalender die je kan synchroniseren met al je apparaten. Je moet namelijk altijd over je agenda kunnen beschikken, want een belangrijke of minder belangrijke taak moet je opnemen in de agenda als het bij je opkomt. Als jij de discipline hebt om je agenda dag en nacht bij je te hebben, kun je – in plaats van je smartphone of tablet – ook een traditionele agenda gebruiken.

Conclusie
Stop met het gebruik van to-do-lijsten. Plan alles wat je moet doen in je agenda.

Master your minutes, to master your life.

zoals Kevin Kruse zegt.

Bron: Kevin Kruse in Millionaires Don’t Use To-Do Lists