‘Ambtenaren chagrijnig door flexplekken, overheid start onderzoek’ schreef RTL-nieuws onlangs. Voor mij de aanleiding om na te gaan of het prettig werken is in een kantoor met flexibele werkplekken.

Somberheid troef als ik de argumenten van kantoorwerkers en onderzoeksresultaten van deskundigen moet geloven.

Het Nieuwe Werken heeft veel voordelen, zoals aan thuiswerken. Daar gaat het in dit artikel niet om. De centrale vraag luidt: is het prettig werken in een kantoor met flexibele werkplekken?

Geeft het flexkantoor reden tot bedenkingen?
De Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings(CfPB), dat in 2001 is opgericht om kennis over mens, werk en werkomgeving toepasbaar te maken voor bedrijven en overheden, publiceert steeds vaker over combikantoren met flexibele werkplekken. De uitkomsten van het wetenschappelijk gefundeerde werkomgevingsdiagnose kun je vinden in het artikel ‘WODI Werkplek Benchmark 2017 – Geeft het flexkantoor reden tot bedenkingen?’.

Het kenniscentrum heeft drie kantoortypen vergeleken; traditionele cellenkantoren, combikantoren met vaste werkplekken en combikantoren met flexibele werkplekken. Vooral de kantoren met de flexplekken zijn de laatste jaren populair. Je kunt je afvragen of de populariteit wordt gedeeld door de gebruikers van de kantoren.

Uit het onderzoek blijkt dat in vergelijking met traditionele kantoren combikantoren met flexibel werkplekgebruik als prettig worden ervaren op de aspecten architectuur, licht en sfeer en uitstraling.

Slecht scoren concentratiemogelijkheden, privacy, akoestiek en archiefmogelijkheden. Opvallend is, dat de scores van de combikantoren met flexibele werkplekken op alle onderdelen lager uitvallen.

Het kenniscentrum is verrast over de lage score op communicatiemogelijkheden, want in het algemeen wordt aangenomen dat openheid positief samenhangt met de communicatiemogelijkheden. In de praktijk blijkt dat je een collega niet gemakkelijk aanspreekt als deze in een openkantoor aan het werk is uit angst om anderen te storen. En daarbij, zie elkaar eerst maar te vinden, want de teamleden zitten verspreid door het gebouw. Een ander aspect is het telefoneren in een openkantoor, want dat doe je ook niet snel met veel collega’s om je heen. Voor het informeel overleggen en het bellen, moeten medewerkers opzoek naar een geschikte plek. In veel moderne kantoren zijn er ontmoetingsplaatsen, maar die ontberen vaak aan privacy.

Grootste ergernis: de voorkeursplek is niet vrij
Volgens het onderzoek van het kenniscentrum kunnen werknemers bijna altijd een werkplek vinden, omdat de gemiddelde piekbezetting onder de 70% ligt. Desondanks wordt hierover veel geklaagd.

Ik vraag me af of er wel eerlijk wordt gemeten. De overlegplekken worden veelal voor de helft als werkplekken meegeteld. Een werknemer die opzoek is naar een geschikte werkplek, heeft geen zin om uit te wijken naar een tafel in een koffiehoek die niet arbo-comform is.

De grootste ergernis van de werknemers in de combikantoren met flexibele werkplekken is het niet kunnen werken aan een bureau op hun voorkeursplek. Daarnaast kun je op drukke dagen soms geen plek vinden in de buurt van de teamleden. Of dat heel storend is, kun je je afvragen, maar het wordt duidelijk als onprettig ervaren.

Personen die het zeker niet prettig vinden om te werken in een open werkomgeving zijn bepaalde persoonlijkheidstypes, denk hierbij aan hoogsensitieve werknemers.

Productiviteit in de open werkomgeving
Uit het onderzoek van het kenniscentrum blijkt dat combikantoren met flexibele werkplekken het laagst scoren op arbeidsproductiviteit, voor zowel individuele werknemers als in teamverband. Kennelijk kunnen kenniswerkers in een open werkomgeving zich minder goed concentreren op hun werk.

Daarbij wordt er veel geklaagd over tijd die verloren gaat bij het steeds opnieuw installeren na een vergadering. In een traditionele werkomgeving kun je gewoon je kamer verlaten voor een overleg. Als je in een open kantoor de flexplek verlaat voor langer dan de afgesproken tijd (in veel bedrijven wordt twee werkuren gehanteerd), dan moet je je spullen inpakken en meenemen. Na het overleg moet je weer en plek zoeken en je apparatuur opnieuw opstarten.

In de Volkskrant schrijft Paul Schulpen (medewerker van VWS) in een ingezonden brief: “Flexen kost echter ook veel geld en frustreert: tijd kwijt met herhaalde malen zoeken naar een vrij bureau. Dit iedere keer (inclusief toetsenbord) schoonmaken. Dan je stukken en je collega’s zoeken.”

Minder persoonlijk contact
In grotere organisaties heeft het flexwerken een slechte invloed op de onderlinge band. Het onpersoonlijke karakter van het werken in combikantoren met flexibele werkplekken wordt als storend ervaren. Hierover schreef Paul Schulpen in de Volkskrant: “Vaak ken je niet eens meer de collega die naast je zit. Voorstellen heeft ook geen zin meer want iedere dag zit er een ander.”. Dit is natuurlijk dodelijk voor de betrokkenheid en werksfeer. Het sociale aspect van het werken, moeten we niet onderschatten.

Dus, is het prettig?
Als je dit allemaal hebt gelezen, trek je ongetwijfeld de conclusie dat het werken in een kantoor met flexibele werkplekken niet prettig is. Dit geldt vooral voor medewerkers van grote organisaties waar persoonlijk contact en werken in teamverband verloren lijkt te gaan.

Waar is het wel prettig werken?
De beste manier om een kantoor in te richten is – volgens het kenniscentrum – een open ruimte met vaste werkplekken. Terugvallen op traditionele cellenkantoren is geen optie ‘omdat ze niet meer passen bij de dynamiek die we willen (uitstralen), omdat ze hokjesgedrag stimuleren, omdat we steeds meer buiten de deur gaan werken, omdat jonge medewerkers het ‘saai’ vinden’, aldus het kenniscentrum.

Zwerfwerken
Persoonlijk zie ik het niet zo somber in. De vrijheid om te gaan zitten waar je wilt en de afwisseling in je kantoorleven die dat met zich meebrengt, wegen bij mij niet op tegen de bezwaren. Ik ga actief opzoek naar sparringpartners, teamleden, koffiedates en lunchafspraken. Ik maak graag contact met onbekende werkplekflexers. Laat mij maar zwerfwerken.

Bronnen: