‘Vechten om een werkplek’, dat lees je vaak als het om Het Nieuwe Werken gaat. De uitspraak is figuurlijk bedoeld: te weinig werkplekken in de open kantoren voor de medewerkers. Maar werknemers zijn minder flexible dan we denken en vechten soms letterlijk om de flexplekken.

Handdoekjesgedrag
Het gebrek aan werkplekken is de grote angst en frustratie van het kantoorpersoneel en ze houden daarom vast aan de in de ochtend verworven werkplekken. Het claimen van werkplekken lijkt sterk op handdoekjesgedrag van vakantiegangers. In de vroege ochtend, als het zwembad opengaat, leggen ze (nee, niet alleen de Duitsers) hun handdoeken op de ligbedden en vertrekken vervolgens. Pas na het ontbijt (of later) keren deze mensen terug. Het gevolg is dat gedurende de dag niet eens de helft van de stoelen echt gebruikt worden.

In bibliotheken zie je het ook gebeuren. Computers worden geclaimd met het neerleggen van jas en tas. Veelal wordt er ook niet eerst ingelogd. Sommige bibliotheken hebben het systeem dat de computer uitlogt na 20 minuten van inactiviteit. Een dergelijke computer en werkplek is volgens de huisregels dan vrij, maar in de praktijk durft niemand er dan gebruik van te maken.

Vechten om een werkplek
‘Vechten om een werkplek’ komt in de praktijk voor waarbij de spanningen in sommige kantoren hoog oplopen. Op de maandag-, dinsdag- en donderdagochtenden is het vaak druk. De medewerkers moeten er vroeg bij zijn, om een werkplek te bemachtigen. Een werkplek toe-eigenen en vervolgens lang wegblijven om te vergaderen, sporten of uitgebreid lunchen wordt terecht niet op prijs gesteld.

In ambtelijke kringen vernam ik dat er letterlijk en figuurlijk werd gevochten om een werkplek. Na verluidt zou een medewerker meer dan anderhalf uur van zijn werkplek zijn weggeweest. Toen hij terugkwam had een collega de werkplek ingenomen. De laptop was ontkoppeld en de persoonlijke spullen waren aan de kant geschoven. Na wat duwen en trekken en bijbehorende bekvechten, ontstond een handgemeen.

Laten we het ongepast behavior noemen.

Werken of ontmoeten

De medewerkers komen niet naar kantoor om kennis te delen, maar om hun kennis toe te passen. De meeste mensen willen gewoon een goed bureau om aan te werken en lopen met een grote boog om de barista’s heen (op weg naar het koffieapparaat). Kantoren zijn ook ontmoetingsplekken, maar er zal toch echt ‘gewoon’ gewerkt moeten worden.

Flexibele werkplekken versus inflexibele werknemers en managers

Het valt op dat de verplichte flexibele werkplekken niet zo succesvol zijn. Immers, echt flexibel zijn kantoorwerkers niet. Vanuit menselijk gedrag schijnen werknemers grote behoefte hebben aan een vaste plek. De mensen lijken beter te functioneren als ze een vaste werkplek hebben. Men vindt het prettig om iedere dag op dezelfde plaats te zitten met dezelfde collega’s om zich heen.
In open kantoren zie je het vaak gebeuren dat de vroege vogels altijd achter hetzelfde bureau plaatsnemen. Geef ze eens ongelijk, ze hebben het voor het uitzoeken.

Laatst hoorde ik dat een medewerker werd aangesproken op het feit dat hij iedere dag dezelfde werkplek inneemt. Zijn leidinggevende vindt dat tegen het principe van Het Nieuwe Werken. Deze manager snapt juist de basisprincipes van Het Nieuwe Werken niet. Het Nieuwe Werken betekent vrijheid en vertrouwen, dus ook keuzevrijheid. En regelmatig achter hetzelfde bureau plaatsnemen, is ook een keuze.

Hebben flexplekken een gunstig effect op het personeel?


Promovendus Christina Wessels (Rotterdam School of Management, Erasmus University) heeft onderzoek gedaan of het verruilen van vaste werkplekken naar flexwerkplekken een gunstig effect heeft op de werknemers, denk aan meer betrokkenheid, meer efficiency en gezonder personeel. Voor dit onderzoek werden twee groepen van ruim honderd werknemers van één en hetzelfde bedrijf gescheiden: de ene groep kreeg flexplekken en de andere mocht achter de vertrouwde bureaus blijven zitten. Na anderhalf jaar werden de groepen vergeleken; verrassend genoeg bleken de flexwerkers niet productiever, efficiënter noch gezonder dan de andere groep.

De flexwerkers van dit onderzoek gaven aan dat hun werk zich niet leent om regelmatig van plaats te wisselen, of vonden het tijdrovend en zelfs nutteloos. Veel mensen moeten gewoonweg wennen aan Het Nieuwe Werken.

Bevlogen en betere prestaties

Het academische onderzoek heeft uitgewezen dat veranderingen in werkplekflexibiliteit positief gerelateerd zijn aan veranderingen in bevlogenheid en prestaties. Aan de andere kant toont het proefschrift aan dat de behoefte aan routine een mogelijke verklaring is voor het feit dat prestatie en welzijn niet altijd automatisch veranderen nadat men is overgestapt op flexibel werken.

Meer informatie: Flexible Working Practices: How Employees Can Reap the Benefits for Engagement and Performance

Foto: Alex Kotiar/Unsplash