Is e-mail voor jou de vitale reddingslijn met de buitenwereld? Waarschijnlijk wel, maar beheer je het ook effectief? Lees de 12 tips voor beter e-mailbeheer.

E-mail is niet meer weg te denken. We kunnen (vermoedelijk) niet meer zonder, ondanks het feit dat we andere tools inzetten als die handiger en verstandiger zijn.

We gebruiken het zowel thuis als op het werk. Ondanks het dagelijkse gebruik, weet nog niet iedereen waar ieder (zakelijke) e-mailbericht aan moet voldoen. Hoe kun je effectiever je e-mails verwerken en beheren?

Concentratie en de inbox
Onderzoekers van de Universiteit in Californië (Irvine) en het Amerikaanse leger hebben vastgesteld dat werknemers die niet beschikken over e-mail zich beter kunnen concentreren dan werknemers die constant met hun inbox worden geconfronteerd.

Onderzoeksmethode
Computergebruikers in een kantooromgeving kregen een hartslagmeter om en software sensoren ontdekten hoe vaak ze van vensters wisselden. Eén groep van de werknemers kreeg gewoon toegang tot e-mail. De andere groep werkte zonder e-mail.

Het is natuurlijk geen verrassing dat werd vastgesteld dat mensen zonder e-mail veel geconcentreerder konden werken. Wel interessant om te zien is dat de mensen zonder e-mail 18 maal per uur van scherm wisselden. De werknemers met e-mail wisselden gemiddeld 37 keer per uur van scherm. De laatste groep werkte zichtbaar onrustiger, met meer stress en een hogere hartslag. De groep zonder e-mail had een regelmatige hartslag en geen stress. Deze groep voelde zich wel geïsoleerd. E-mail is kennelijk voor ons een vitale reddingslijn met de buitenwereld.

E-mail leidt af
Zoals gezegd kunnen we niet meer zonder e-mail. Om efficiënt en effectief te zijn, is het een goede zaak om niet 24-uur per dag de inbox open te hebben staan. In zijn boek ‘Een werkweek van 4 uur’ geeft Timothy Ferriss aan dat tweemaal per dag de e-mail checken meer dan genoeg is. De werkdag beginnen met het openen van de inbox is niet verstandig. Het is beter dit pas te doen na het uitvoeren van twee belangrijke taken van de ‘to do’ lijst. In de loop van de middag kan het tweede e-mail moment plaatsvinden. Door je e-mail enigszins ondergeschikt te maken, kun je zich beter concentreren op de taken die je moet uitvoeren. E-mail leidt af. Hoe nuttig en leuk het ook is.

Is e-mail het juiste medium?
Voordat je gaat e-mailen moet je bedenken of mail echt het beste medium is voor je vraag of verzoek.

Is het bellen niet beleefder of handiger? Is chatten het alternatief voor een korte vraag? Kan het e-mailtje niet wachten tot de volgende bijeenkomst?

Wellicht is het beter om even bij je collega langs te lopen of maakt een gesprek een kans op een snelle oplossing groter.

Veel mensen irriteren zich aan een overload aan (ongevraagde) e-mails. Laatst ontving ik een geautomatiseerd e-mail van een collega die ik in de cc had opgenomen. Hij schreef:

Zojuist ontving ik uw email in CC. Ik ga er vanuit dat uw email geen dringende aandacht van mij nodig heeft en zal daarom niet reageren. Ik probeer zo weinig mogelijk te emailen en het heeft mijn voorkeur om gebeld te worden of via WhatsApp benaderd te worden op onderstaand mobiel nummer.

12 tips voor beter e-mailbeheer

Waar moet iedere zakelijke e-mail aan voldoen en hoe kun je effectiever de e-mailberichten verwerken en beheren?

  1. Zet pop-up en notificaties uit;
  2. Probeer e-mail binnen 24-uur te antwoorden;
  3. Maak gebruik van de automatische antwoordfunctie bij lange afwezigheid;
  4. Geef een automatisch antwoordbericht als je parttime werkt (de dagdelen melden van aanwezigheid);
  5. Vuistregels voor het verwerken van berichten: minder dan 2 minuten: doe het gelijk; 2 tot 10 minuten: doe het vandaag; langer dan 10 minuten: plannen;
  6. Maak (minimaal) 3 mappen: directe actie; wachten op; archief;
  7. Gebruik een aanspreektitel;
  8. Onderteken met een beleefdheidsformule (Met vriendelijke groeten);
  9. Externe e-mails krijgen de volledige gegevens van de afzender;
  10. E-mail is kort, want lange teksten behoren in bijlage;
  11. Let op de spelling;
  12. Bij doorsturen alle overbodige informatie verwijderen.

Wat moet je juist niet doen?
Vermijd discussie via de e-mail, want deze kunnen erg veel ruis opleveren. Als discussie toch ontstaat, ga dan met elkaar in gesprek (voor het te laat is).

Houd het bericht sober en gebruik het standaard lettertype. Gebruik in geen geval gekke of vreemde letters met kleuren.

Wees bewust van het feit dat onnodig mailen overvolle inboxen voorkomt. Dus stuur ook zo min mogelijk carbon copies (cc’s).

Stoppen met e-mailen?
Er zijn ook mensen die helemaal gestopt zijn met e-mailen. Lees het artikel over We Quit Mail.

Foto: Rawpixel.com via Unsplash.com