Er komt steeds meer weerstand tegen traditionele wijze van vergaderen. Veel medewerkers vinden dat ze hun tijd verdoen met voeren van overleg. Vergaderen kan anders; het nieuwe werkoverleg.

Workshop ‘Anders Vergaderen’
Ik heb de workshop ‘Anders Vergaderen’ van Ruben van der Laan (www.hetnieuwewerkoverleg.nl) mogen bijwonen. Op een interactieve manier gingen de deelnemers na hoe het vergaderen anders, maar vooral beter kan. Alle deelnemers werden in een ruimte in een kring gezet. Na het gebruikelijke voorstelrondje gingen de deelnemers aan de slag onder leiding van gespreksleider. Waarom vergaderen we? Welke werkvormen hanteert jouw bedrijf of afdeling? Wat gaat goed en wat kan beter? Aan de hand van de typische journalistenvragen (waarom, wie, wat, waar, wanneer en hoe) kun je onderzoeken of de huidige vergadervorm vruchten afwerpt. Al deze en onderstaande onderwerpen kwamen tijdens de workshop aan de orde.

Waarom overleggen, waarom anders vergaderen?
Overleggen doen we om zes redenen: beeldvorming en bewustwording, oordeelsvorming, besluitvorming, brainstorming, informeren en evalueren. Ondanks deze constructieve grondbeginselen voldoen vergaderingen niet altijd aan de verwachtingen. Als een vergadering alleen wordt gebruikt om informatie over te brengen of instructies te geven, is het zonde van de tijd voor de deelnemers.

Voorzitter minder aan het woord
Het is van groot belang dat het doel van ieder overleg duidelijk is bij alle deelnemers. De voorzitter moet er naar streven om maximaal 10 procent van de tijd aan het woord te zijn. De deelnemers moeten een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren. Hiervoor is voorbereiding en/of een actieve houding vereist.

Operationeel, tactisch en strategisch
Het overleg vindt plaats op drie niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Op operationeel niveau worden ontwikkeling doorgenomen die het dagelijkse proces beïnvloeden. Het delen van kennis en besluitvorming komt ter sprake op het tactische niveau. Als er over de lange termijn wordt gesproken is men bezig op strategisch niveau.

Vaak worden deze drie vergaderonderwerpen in één bijeenkomst besproken. Ondanks het nut van het bespreken, zouden deze onderwerpen afzonderlijk moeten worden behandeld want ieder onderwerp vereist andere deelnemers. Daar wringt vaak de schoen; standaard wordt de hele afdeling bij elkaar geroepen voor overleg, terwijl het inhoudelijk niet voor iedereen interessant is, laat staan een actieve deelname kan worden verwacht van alle aanwezigen.

Anders vergaderen

Als je op Google zoekt met de termen ‘anders vergaderen’ krijg je eindeloos veel opties van vergaderlocaties te zien, maar anders vergaderen zit ‘m niet in de ‘plaats van het delict’. Het gaat om de werkvorm, de wijze waarop de vergaderingen vorm wordt gegeven.

HetNieuweWerkoverleg onderscheidt een aantal (nieuwe) overlegvormen:

Staand overleggen
De deelnemers staan in een open cirkel om de stand van zaken door te nemen. Binnen 20 minuten kunnen operationele zaken worden besproken met maximaal 10 deelnemers.

Flappencarrousel
Dit is een vorm voor beeldvorming, oordeelsvorming en brainstormen (eerste 10 minuten) en na te bespreken (20 minuten). Er is geen maximaal aantal deelnemers.

Each Teach
De deelnemers worden in subgroepjes verdeeld. Het beleidsstuk wordt vervolgens over de deelnemers verdeeld. Iedere deelnemer leest zijn deel en koppelt dit terug binnen zijn groepje. Deze methode wordt als een interactief alternatief gezien van de Powerpoint-presentatie.

Experimenteren
Om tot een andere vorm van vergaderen is het raadzaam om te experimenteren met het team aan de hand van de genoemde journalistenvragen. Stel een aantal vastgeroeste gewoonten aan de orden:

Wat is het doel van de vergadering?
Is de werkvorm geschikt om het doel te behalen?
Is er een echte agenda (of is het de volgorde van een aantal vaste punten)?
Is de plek geschikt?
Is de aanwezigheid van de deelnemers verplicht of facultatief?
Wat is de frequentie?
Hetnieuwewerkoverleg.nl wijst op twee methoden om te experimenten: de vergaderbrigade en vergaderlab.

De vergaderbrigade is een team van collega’s die met elkaar kennis vergaren over anders vergaderen en verbeteringen samen doorvoeren.

Een vergaderlab is manier om met het hele team samen in een ruimte met een nieuwe werkvorm uit te proberen, denk daarbij aan structuren, werkvormen, anders voorzitten en leiderschap.

Veel organisaties halen hulp van buitenaf om anders te gaan vergaderen, omdat de vergadercultuur diepe wortels heeft.

Van passief naar actief
Hoe laat je medewerkers actief deelnemen die vaak passief zijn bij een overleg? Tijdens de workshop hoorde ik de tip ‘start met een rondvraag’. De achterliggende gedachte is het volgende: als deelnemers in de eerste tien minuten iets zeggen, zullen ze actiever deelnemen in de rest van het overleg.

Ik heb veel vergaderingen voorgezeten in mijn rol als midden-manager. Ik zorgde er altijd voor dat iedereen al vooraf iets in de ruimte had gezegd. Bovendien, een goede voorzitter kent de deelnemers en speelt in op hun gevoelens. Soms moet je als voorzitter gevoelige onderwerpen en bijzondere zienswijzen tactvol inleiden, waardoor stille types zich veilig genoeg voelen om actief deel te nemen.

9 regels om effectief te vergaderen
Ik heb de volgende 9 regels gedestilleerd uit alle informatie die ik recentelijk heb gelezen over effectiever vergaderen.

  • Verspreid documentatie vooraf aan deelnemers.
  • Begin op tijd. Altijd.
  • Wijs voorzitter en notulist aan.
  • Spreek af hoelang de meeting mag duren. Klok of timer zichtbaar.
  • Alleen sleutelfiguren uitnodigen.
  • Telefoon op ‘stil’. Geen tekstberichten of telefoongesprekken in de vergaderruimte.
  • Behandel één hoofdonderwerp. Niet afdwalen.
  • Gemaakte afspraken vastleggen.
  • Eindig op afgesproken tijd.

Anders vergaderen: doorbreek de routine
Om meer energie uit het team te krijgen, is het belangrijk om de routine te doorbreken. Ga in plaats van vergaderen in een traditioneel zaaltje ergens staand overleggen of organiseer een lunch. Gebruik het overleg om te overleggen. Om alleen te informeren, kun je andere kanalen gebruiken. Brainstormen hoeft ook niet achter een tafel te gebeuren; ga naar buiten. Conclusie: experimenteer en blijf variëren om iedereen scherp te houden.

Ik wens je een vruchtbaar overleg!

Bron: hetnieuwewerkoverleg.nl