Focus, ritme en beslissingen nemen zijn de kernwoorden om productief te zijn.

De dag beginnen met e-mail, voice mail en sociale media sites afstruinen is een heel slecht idee. Afleiding van de kerntaak moet vermeden worden. Wat wel een goed idee is om de dag te beginnen met een taak die op je ‘to do’ lijst staat. Daarnaast is het verstandig om iedere dag een moeilijke of impopulaire taak uit te voeren.

10 manieren om effectief te werken

Start de dag met twee taken van de ‘to do’ lijst
Het werken met een ‘to do’ lijkt lijkt suf, maar is dé manier om slim te werken. Deze lijsten zijn niet voor vergeetachtige mensen, maar ook voor managers die weten wat ze doen.

Begin de dag niet met e-mail of sociale media
Door de inbox te openen of social media te checken, word je ongewild beïnvloed. Neem het heft in eigen handen en begin de dag met de taken die je voor ogen hebt.

Neem beslissingen en neem actie
Eén van de belangrijkste beslissingen die je steeds moet nemen, is “nee zeggen”. Doe dit direct, laat problemen niet sudderen. Neem snelle beslissingen, opdat je verder kunt.

Voorkom afleiding
Als je thuis werkt, dien je de strijd aan te gaan met alles wat je afleidt. Een rustige werkplek, ook op kantoor, verhoogt je productiviteit.

Verwerk effectief e-mailberichten
Beantwoord niet de gehele dag door je e-mail berichten. Hooguit tweemaal per dag opent je de inbox om dan de berichten te verwerken. Berichten die slechts een paar minuten van je tijd vergen, kun je direct behandelen. Hanteer het principe dat je iedere e-mail maar één keer verwerkt. Andere berichten archiveer je in mapjes (zoals een ‘to do’ lijst).

Focus op één ding
Multitasken is niet effectief. Je hersenen presteren beter als je op één onderwerp gericht bent.

Log niet aan op systemen als je ze niet nodig hebt
Je computer is een doos vol afleidingen. Systemen en programma’s die je niet nodig hebt om de taak uit te voeren, kun je beter uitschakelen. E-mail notificaties zijn een grote afleider. Zet deze uit op alle apparaten die je hebt.

Alleen vergaderen met agenda en tijdlimiet
Sommige mensen praten om het praten. Vergader alleen als het iets toevoegt aan het proces. Een agenda voorkomt doelloos kletsen. Een tijdslimiet dwingt de deelnemers om onmiddellijk ter zake te komen.

Delegeer
Waarom iets doen wat een ander het beter kan doen? Door je eigen workload te verminderen, kunt je effectiever en creatiever aan andere projecten werken.

Werk niet 24 uur per dag
Niemand kan 24 uur per dag het beste geven en daarom is het belangrijk om ook te ontspannen. Sport en spel zijn ideaal om het hoofd leeg te maken.

Conclusies
Plannen, schema’s, lijstjes; is er ruimte voor spontaniteit? Waarschijnlijk wel. Door ruim te plannen kun je – als er een goede reden voor is – afwijken van de voorgenomen uitvoering van taken. Afwijken van de regel is belangrijk, om de regel te waarderen en inhoud te geven.

Wat zijn taken? Alles wat je moet doen, zijn taken, zonder dat dit afdoet aan spontaniteit of vanzelfsprekendheid. Is een boek lezen een taak? Zo kun je het zien en daarmee meer boeken doornemen. Door de nog te lezen boeken op een stapeltje te leggen (of e-books in een mapje plaatsen) weet je wat je volgende taak is. Door overzicht te hebben, functioneer je beter.

Het doorhalen of afvinken van onderwerpen die op een lijst staan, geeft een bevredigend gevoel. Je gaat ook verlangen naar een volgende taak.

Ritme en focus zijn de sleutelwoorden tot een verhoging van je productiviteit. Het aloude adagium ‘rust, reinheid en regelmaat’ is zo slecht nog niet.

Bron: 10 steps to getting more done in your day (ehospitalitytimes.com)