De missie van ‘Remote’ is om de lezer een expert te maken in het werken op afstand. Dit boek gaat niet over de toekomst. Het is gaat over nu. ‘Now is your chance to catch up’, schrijven de auteurs.

Woon-werkverkeer is iets wat niemand leuk vindt, maar dat massaal plaatsvindt. Forensen, stop met het verdoen van je leven in de file. Het is zonde van je tijd, maakt je dik en je wordt er ongelukkig van. Woon-werkverkeer is slecht voor je relaties en milieu. Het is bovendien niet goed voor de ‘business’. Dit is allemaal niet nodig als we meer vanuit huis gaan werken.

Remote – Office not required
De schrijvers van het boek ‘Remote – Office not required’ zijn Jason Fried en David Heinemeier Hansson. Zij zijn de oprichters van 37Signals. Dit is een softwarebedrijf dat is opgericht in 1999 in Chicago. Het zijn de makers van Basecamp; software om op afstand samen te werken aan projecten. Meer dan 75 procent van de medewerkers van 37Signals werkt op afstand (remote working). Op basis van hun ervaringen met werken op afstand (tijdzone overstijgend) hebben zij het boek geschreven.

The modern office has become an interruption factory
In veel moderne kantoren is ‘gewoon’ werken steeds moeilijker geworden, omdat je veel wordt onderbroken. Als je vraagt aan medewerkers waar het echte werken gebeurt, wordt er veelal ‘thuis’ geantwoord, volgens de auteurs. Kantoren zijn vooral ontmoetingsplaatsen geworden. Het is daarom onmogelijk geworden om op kantoor aandachtig te werken. Overleg voeren lijkt belangrijker geworden dan solistisch werken en dat is te zien aan de inrichting van moderne kantoren.

De voordelen van werken op afstand

The big tansition with a distribute workforce is going from synchonous to asynchronous collaboration.

Het boek ‘Remote’ somt een groot aantal voordelen van op afstand werken op. Dit zijn de belangrijkste:

  • Het is tegenwoordig niet meer nodig om op dezelfde plaats of op het zelfde moment te werken. Samenwerken kan ook onafhankelijk van elkaar, zonder dat je elkaar direct ziet of hoort.
  • De auteurs roepen de lezer op om zich te verlossen van de 9 tot 5-mentaliteit. Werk wanneer je zelf wilt. Verdeel de werkuren naar eigen inzicht in. Werk gemiddeld 40 uur per week.
  • Grote steden hebben geen monopoly meer. Dank zij de techniek kan iedereen zich overal vestigen. Werknemers zijn niet meer gedwongen om in te dure appartement te wonen.
  • De vijver van talenten is groter. Kandidaten voor vacante functies hoeven niet meer in de buurt van organisaties te wonen.
  • Kantoren van bedrijven kunnen klein zijn. Kostenbesparing is geen vies woord.
  • Het af en toe bij elkaar komen van personeel geeft meer ‘magic’ dan ‘dag in dag uit’ elkaar zien.

Beveiliging is noodzakelijk
Niet alleen het kantoor moet een veilige werkomgeving zijn. Bij 37Signals staan de volgende punten op de ‘security checklist’:

  • Alle computers moeten zijn uitgerust met harddisk encryptie.
  • Schermbeveiliging met wachtwoord.
  • Encryptie in de internetsoftware.
  • Mobiele telefoons en tablets moeten een unlock code hebben en moeten van afstand gewist kunnen worden.
  • Lange ingewikkelde en geautomatiseerde wachtwoorden gebruiken.
  • ‘Two-factor’ inlog bij e-mail gebruik.

Bereikbaarheid
Voor het bedrijf is het cruciaal om over bereikbaarheid afspraken te maken. De normale kantoortijden moeten strikt worden aangehouden voor de medewerkers die klanten bedienen. De uren kunnen schematisch worden ingedeeld, rekening houdend met de tijdzones of persoonlijke voorkeuren van de medewerkers.

Doorbreek het verwachtingspatroon
Niet alle vragen hebben onmiddellijk reactie nodig. In sommige bedrijfsculturen is dat ongewoon om te zeggen. Als de chef een vraag stelt via de e-mail moet de werkslaaf onmiddellijk reageren. Het is van groot belang dat dit verwachtingspatroon doorbroken wordt. Bij a-synchroon werken, moet de werknemer zich niet gedwongen voelen om zijn e-mailbox constant in de gaten te moeten houden. Er zijn overigens andere middelen om urgente zaken gezamenlijk snel af te handelen.

Niet iedereen heeft hetzelfde werk
Niet iedereen kan profiteren van Het Nieuwe Werken (of werken op afstand). Alle functies verschillen van elkaar. Daarom zullen de werknemers onderling niet jaloers zijn op elkaar, want zij begrijpen de verschillen, volgens de auteurs.

Samenwerken
Samenwerken op afstand doe je zo:

  • Gebruik software om samen te werken op afstand. Vergaderen op afstand is beter als je elkaar ziet en op elkaars beeldscherm kan kijken (split-screen).
  • Zet de online kalender open voor elkaar.
  • Zorg dat de teamleden bij de belangrijkste files kunnen.
  • Een virtuele chatbox is belangrijk en moet ‘geklets bij de koffieautomaat’ vervangen.
  • Laat wekelijks aan elkaar weten waar aan gewerkt is.

Zwerfwerkers, zoals ik mensen noem die op afstand werken, zijn zeer productieve medewerkers. De auteurs van het boek ‘Remote’ hebben in de praktijk ondervonden dat kwalitatief hoogstaand werk wordt afgeleverd door de medewerkers. Zij geven ook aan dat ze hun medewerkers eerder moeten afremmen dan aan moeten sporen tot het afleveren van werk. Mensen die thuis – of op locatie – werken hebben de neiging meer uren te maken dan contractueel is vastgelegd. De motivatie van de zwerfwerkers is vaak groot. Het is een kwestie van de juiste mensen aan te nemen, menen Fried en Heinemeier Hansson.

Daarom besluit ik, ter inspiratie, met een citaat uit het boek:

Remote work speeds up the process of getting the wrong people off the bus and the right people on board.

Bron: Jason Fried: Remote – Office not required