Werk jij al papierloos of sleep jij nog dagelijks met dossiers heen en weer. Wat moet je doen om papierloos te werken? Je leest het hier.

Het kantoor of een administratie zonder (overbodig) papier heeft de toekomst. Nooit meer belangrijke gegevens kwijt.

Steeds meer bedrijven gaan over op digitale archieven. Thuis kun je alvast beginnen met het papierloos maken van je administratie. Hoe moet je de eerste stappen zetten?

Wat zijn de basisregels voor papierloos werken?

Pdf
Het is verstandig om alle documenten over te zetten tot Pdf-files. Dit file type is universeel en kan door veel programma’s worden gelezen. Het is onverstandig om een andere extensie te gebruiken, omdat onbekend is wat de toekomst brengt. Pdf is al zo wereldwijd ingeburgerd dat dit de standaard is geworden.

Scanner
Bezuinig niet op een scanner als je heel veel documenten hebt. Een goedkope scanner is meestal alleen bedoeld om af en toe een scan te maken en niet om veel opdrachten ineens te verwerken.

Structuur
Bedenk voordat je begint met het opslaan van je gegevens aan een goede structuur. Alle files moeten later weer teruggevonden kunnen worden. Logische mapjes met namen van veel voorkomende zaken. Bijvoorbeeld, Huis onderverdelen in Gas, Licht, Water, Hypotheek etc.

Emails
Emails kunnen belangrijke gegevens bevatten. Sla dan ook je emails op in het filesysteem. Laat deze niet apart staan in je inbox.

Back-up
Zorg ervoor dat je gegevens – bij voorkeur – continu ook op een andere locatie worden opgeslagen. Een mogelijkheid is om je data op je computer bij te houden en automatisch te back-uppen in een cloud-omgeving, zoals Dropbox.

Een gedigitaliseerde administratie kun je met je iPad eenvoudig benaderen. Als je papierloos gaat werken, ben je nooit meer je belangrijke gegevens kwijt.