Heb jij het gevoel dat je in de digitale wurggreep wordt gehouden door e-mail, dan is het boek ‘We Quit Mail’ iets voor jou!

Vriend en vijand zijn het eens: veel tijd gaat verloren met het verwerken van e-mail. Het schijnt dat we 320 uur per jaar verkwisten aan e-mail. We ergeren ons aan eindeloos veel carbon copies, ongevraagde en ongewenste informatie, essentiële informatie die versnipperd is over meerdere e-mails, inbox-misbruik als archief, berichten zonder bijbehorende bijlagen en informatie die beter via andere media verspreid kan worden.

Pak de regie over je werk terug
Op 1 januari 2011 stopte Kim Spinder met het gebruik van e-mail. Haar ervaringen zijn te lezen in het boek We Quit Mail: doe mee en pak de regie over je werk terug. ‘We Quit Mail’ is niet alleen een boek maar ook een beweging. Stoppen met e-mail is geen doel op zich. Stoppen met e-mail dwingt je om na te denken waarom je de dingen doet zoals je ze doet. Het boek stelt dat je een grote verbetering van de productiviteit bereikt als je stopt met e-mail.

Waarom e-mail niet meer werkt
Veel mensen klagen over een bomvolle inbox. Hoe komt dat? E-mail wordt veel gebruikt om samen te werken, maar daar is het nooit voor ontwikkeld en daarom lopen we tegen de grenzen aan van deze tool. We moeten niet vergeten dat e-mail niets anders is dan een gedigitaliseerde brief. We gebruiken e-mail vaak niet waarvoor het is ontworpen.

Het kan beter
Het boek komt met interessante (onderbouwde) feiten over e-mailgebruik:

  • Adviesbureau McKinsey heeft onderzocht dat de zakelijke gebruiker gemiddeld 2 uur en 14 minuten per dag aan het lezen en reageren is op e-mail. Dat is 28 procent van een werkdag.
  • Als leidinggevenden minder e-mailen, levert dat de medewerker al 26 minuten tijdwinst op per dag.
  • Verstandig gebruik van sociale media-platformen kan 25 tot 30 procent tijd besparen.

In ‘We Quite Mail’ worden nog veel meer feiten vermeld.

Een leven zonder e-mail
Met het boek ‘We Quit Mail’ van Kim Spinder kun je in 5 stappen bereiken dat je minder of helemaal niet meer mailt. De stappen zijn:

Kies de We Quit Mail-methode die het beste bij je past
Scan je inbox
Verstuur zelf minder e-mails
Maak nieuw werkafspraken
Kies je tools

Wat zijn de We Quit Mail-methodes?

Bij ‘We Quit Mail’ onderscheidt men de volgende methodes:

  • Trek de stekker eruit, stop in één keer.
  • Sommige mensen zoeken creatiever naar oplossingen als ze ‘cold turkey’ stoppen.
  • Elimineer je e-mail stap voor stap.
  • Neem actie om ongewenste mail te ontvangen.
  • Ga op e-maildieet.
  • Lees e-mail op gezette tijden gedurende een beperkte periode.
  • Stop geleidelijk.
  • Stop met het terugsturen van mail, maar beantwoord via alternatieve methodes.
  • Begin klein: start met je afdeling, team of project.
  • Bespreek alternatieve manieren van communiceren met je collega’s.

Hoe scan je de inbox?
Kijk kritisch naar de informatie in je inbox en neem actie. Begin door drie indelingen te maken:

  • E-mail die je eigenlijk nooit leest;
  • Werkgerelateerde e-mail;
  • E-mail die je liever niet meer ontvangt.

Met deze kennis kun je de eerste stappen zetten om minder e-mail te ontvangen. Ga bepaalde e-mail aanmerken als spam of meld je af van nieuwsbrieven die je automatisch ontvangt.

Verstuur zelf minder e-mails
Als je zelf minder e-mails verstuurt, neemt het aantal antwoorden in je inbox af. Dit werkt erg goed. Deze tactiek pas ik ook toe met telefoneren. Ik bel weinig en wordt daarom ook niet vaak lastig gevallen met onnodige telefoontjes.

Maak nieuwe werkafspraken
Als je met anderen samenwerkt, moet je communiceren en vaak gaat dit samen met een eindeloos e-mailen. Het gezamenlijke doel is het aantal e-mailberichten drastisch te verminderen. Vooral het voorkomen van het heen en weer zenden van documenten laat de stroom van e-mails verminderen. Hoe je dit doet, kun je afspreken. Bepaal samen waar de informatie beschikbaar is voor iedereen en welke tools je inzet.

Kies je tools
Onderzoek welke informatie je echt nodig hebt om je werk goed te doen. Dat verschilt per functie. Kim Spinder schrijft: ‘Wat je werk ook inhoudt, begin altijd met het formuleren van het doel: waarom doe je dit en wat wil je bereiken.’

In het boek staat een overzicht van de meest gebruikte tools. De programma’s zijn ingedeeld per categorie, zoals online samenwerken, bestanden delen, chatten en sociale netwerken.

Stap uit je comfort zone
Aan het einde van het boek word je oproepen om je aan te sluiten bij de We Quit Mail-beweging. De auteur:

Wat stoppen met e-mail je allemaal op kan leveren, kun je alleen ervaren als je de stap werkelijk zet.
Kijk op de website van We Quit Mail voor meer informatie over de beweging.

Welke methode je ook kiest, je moet uit je comfort zone stappen. Hiervoor is lef en doorzettingsvermogen nodig. Het boek ‘We Quit Mail’ helpt je bij het zetten van de eerste stap. Het rendement van stoppen met e-mail zal aanzienlijk zijn, maar

Je gaat het pas zien als je het doorhebt.

zoals de te vroeg overleden voetballer Johan Cruijff al zei.

Conclusie AndersSamenwerken.nl
Mijn eerste gedachte bij ‘We Quit Mail’ is: prima dat jij wilt stoppen met e-mailen, als jij mij maar niet gaat bellen, want telefoneren is een ‘quick fix’. Het grote voordeel van e-mail is, naast het persoonlijke aspect van de tool, dat jij als ontvanger kunt reageren wanneer het je schikt. Bij het chatten en telefoneren moet je acteren op commando van de zender.

Stoppen met e-mailen lijkt mij niet nodig, het is immers een effectieve tool om informatie in alle vormen te zenden en te ontvangen. Je hoeft niet eerst te denken of de vorm van informatie past bij de tool. E-mail kun je altijd gebruiken; of je nu video, foto, of bestanden verstuurt.

Ik ben het met de Kim Spinder en de We Quit Mail-beweging eens dat e-mail te veel tijd opslurpt. Tijd die anders en effectiever ingezet kan worden, maar als je de klachten over bomvolle inboxen hoort, lijkt het mij er vooral op dat de tool e-mail niet goed gebruikt wordt. Begin daar eerst mee.

Ik pas al jaren een combinatie van de We Quit Mail-methodes toe.

  • Ik e-mail zelf zo min mogelijk;
  • Ik scan van tijd tot tijd mijn inbox op ongewenste e-mail;
  • Ik gebruik mijn inbox niet als archief (ik bewaar hooguit mail en bijlagen drie maanden lang);
  • Ik open mijn inbox slechts tweemaal per dag;
  • Ik open de inbox niet om te kijken, maar om iets te doen;
  • Ik heb in mijn inbox de mapjes Actie, Lezen en Wachten;
  • Ik gebruik en sta open voor andere tools, zoals samenwerkruimten, to-do-lijsten en sociale media.

Het positieve effect van het boek ‘We Quit Mail’ van Kim Spinder is dat het de lezer aanzet tot actie: maak geen of goed gebruik van e-mail.

Lees ook het artikel over het effectiever beheren van je e-mails.

Bron: We Quit Mail: doe mee en pak de regie over je werk terug